Một kỳ soát xét, từ file thô tới chữ ký

Chín chặng

Không chặng nào nhảy cóc được

1. Giám đốc dịch vụ

   Mở kỳ cho khách

   Tạo kỳ, chốt hạn nộp, chọn chế độ kế toán khách đang áp dụng. Từ đây mọi phép kiểm chạy đúng theo chế độ đó.

2. Nhân viên rà soát

   Nạp dữ liệu

   Tải sổ kế toán, sao kê ngân hàng, tờ khai, hóa đơn, thông báo bảo hiểm. Máy trích và nối chúng vào mô hình dữ liệu của khách. Không nhập lại một dòng nào.

3. Hệ thống

   Chạy cách soát

   Cách soát chuẩn của công ty áp lên toàn bộ sổ, theo đúng phiên bản có hiệu lực cho kỳ đó. Phép kiểm nào không qua thì tự sinh việc: xin sao kê, đòi hóa đơn, đề nghị kiểm kê lại.

4. Nhân viên rà soát

   Rà và xử lý

   Bàn đối chiếu lấy tài khoản làm dòng. Bấm vào một tài khoản là thấy ngay: phép kiểm nào kêu, vì sao, dựa trên dữ liệu nào, căn cứ pháp lý nào. Xử lý được theo lô.

5. Nhân viên rà soát

   Thu chứng từ, giảm điểm mù

   Danh sách tài khoản trọng yếu chưa có nguồn độc lập để đối chiếu. Chứng từ về là những phép kiểm liên quan tự chạy lại.

6. Nhân viên → Trưởng nhóm

   Chuyển duyệt

   Đánh dấu hồ sơ sẵn sàng soát.

7. Kế toán trưởng dịch vụ

   Cổng ký

   Trước khi ký: những phát hiện đỏ đã xử lý, điểm mù còn lại, rủi ro ước tính. Không chốt điểm mù thì không ký được.

8. Kế toán trưởng dịch vụ

   Xuất hồ sơ và tư vấn

   Biên bản đối chiếu, báo cáo soát xét, báo cáo tư vấn gửi khách.

9. Kế toán trưởng dịch vụ

   Khi thanh tra hỏi

   Mở lại đúng phát hiện đó: chứng từ gốc, căn cứ pháp lý, người duyệt, thời điểm. Kể cả hai năm sau.

Chặng nào cũng có tên người chịu trách nhiệm — không có chỗ nào "để đấy tính sau".