Sổ đã cân đối thì còn phải kiểm những gì

Một bộ sổ cân đối tuyệt đối vẫn có thể sai ở mọi chỗ quan trọng. Cân đối chỉ cho biết mỗi bút toán đã ghi đủ hai vế. Nó không cho biết bút toán ấy có căn cứ hay không, số dư hình thành từ đâu, và khoản này có thuộc kỳ này hay không.

Viết ra thành câu thì điều này hiển nhiên. Nhưng trong thực tế, «sổ đã cân» vẫn là câu trả lời phổ biến nhất cho câu hỏi «sổ đã ổn chưa».

Cân đối chứng minh được đến đâu

Điều cân đối cho biết	Điều cân đối không cho biết
Mỗi bút toán đã ghi đủ hai vế	Bút toán ấy có chứng từ hay không
Tổng phát sinh hai bên bằng nhau	Số dư có truy được về chứng từ hay không
Sổ nhất quán với chính nó	Sổ có khớp với giấy tờ do bên ngoài phát hành hay không
	Khoản này có thuộc kỳ này hay không

Cột bên phải mới là chỗ một bộ hồ sơ vỡ khi bị soi lại. Không mục nào trong đó làm sổ mất cân đối, nên cũng không mục nào tự lộ ra.

Bốn phép kiểm bạn tự chạy được

Bốn phép dưới đây không cần công cụ gì đặc biệt và chạy được trên bất kỳ bộ sổ nào. Cột cuối là thời gian ước tính cho một năm sổ của doanh nghiệp nhỏ, nêu ra để bạn chọn thứ tự làm chứ không phải để làm chuẩn.

Phép kiểm	Chỗ hay vỡ	Thời gian
Số dư đầu kỳ khớp số dư cuối kỳ trước	Sổ đã đi qua hai đơn vị dịch vụ, hoặc có điều chỉnh hồi tố sau khi đã chốt kỳ	15 phút
Sổ chi tiết cộng lại khớp sổ tổng hợp	Tài khoản theo dõi nhiều đối tượng chi tiết. Lệch ở đây tồn tại rất lâu, vì sổ vẫn cân	30 phút
Ngày ghi nhận đúng kỳ phát sinh	Hoá đơn về muộn, nghiệm thu và xuất hoá đơn lệch kỳ, chi phí trả trước	1 giờ
Mỗi số dư truy được về chứng từ	Ở khắp nơi. Đây là phép duy nhất trả lời được câu «số này từ đâu ra»	không tính bằng giờ

Ba phép đầu kiểm bên trong sổ: chúng vẫn chỉ so sổ với chính nó, nhưng so ở những góc mà phép cân đối không chạm tới. Phép thứ tư thuộc loại khác — nó buộc sổ tự chứng minh bằng một thứ nằm ngoài sổ.

Vì sao bốn phép này không thuộc việc ghi sổ

Không phải vì phần mềm ghi sổ thiếu tính năng, mà vì người ghi sổ không thể là người kiểm sổ. Đó không phải lời chê, đó là nguyên tắc của chính nghề này: một công cụ kiểm lại sổ do chính nó ghi thì chỉ khẳng định lại những giả định đã dùng lúc ghi.

Sổ nhất quán với chính nó không có nghĩa là sổ đúng. Nó chỉ có nghĩa là chưa ai hỏi nó câu khác.

Sự phân vai đó là toàn bộ lý do việc soát xét phải đứng riêng thành một việc. Chúng tôi viết kỹ hơn ở phần Fio đọc sổ đã ghi, không ghi sổ, còn bảy nguyên tắc đứng sau các phép kiểm này thì ở phương pháp.

Bắt đầu từ đâu

Chạy phép thứ hai trước. Nó rẻ nhất, và nó không cho ra một kết luận chung chung mà cho ra danh sách tài khoản cần xem — tức là nó biến một câu hỏi mơ hồ thành một việc có phạm vi.

Để phép thứ tư sau cùng, không phải vì nó ít quan trọng mà vì nó đắt nhất: chỉ nên đi từ số dư ra chứng từ khi đã biết cần đi ở tài khoản nào. Làm ngược thứ tự thì hết quỹ giờ trước khi tới được chỗ có vấn đề.