Soát xét
Làm sao biết đã soát đủ chưa mà không phải đoán
Khi phải chọn mẫu vì quỹ giờ có hạn, câu «đã soát đủ chưa» chỉ trả lời được bằng phán đoán. Có một cách biến nó thành phép đo: đếm xem còn bao nhiêu tài khoản chưa có phép kiểm nào chạy qua.
«Đã soát đủ chưa» là câu không ai trong nghề trả lời một cách thoải mái. Không phải vì thiếu kinh nghiệm, mà vì với cách làm dựa trên chọn mẫu thì câu trả lời về bản chất là một phán đoán: ta đã xem những chỗ ta cho là trọng yếu, và ta tin phần còn lại không có gì.
Vấn đề của một phán đoán không phải là nó sai, mà là nó không kiểm lại được, không giao lại cho người khác được, và không đứng vững khi có người hỏi «dựa vào đâu».
Vì sao chọn mẫu không cho ra câu trả lời
Chọn mẫu là quyết định về phân bổ quỹ giờ, không phải về rủi ro. Có mười hai giờ cho một khách thì người soát chọn những tài khoản lớn nhất và những tài khoản đã từng có vấn đề. Cách chọn ấy hợp lý, và nó để lại một hệ quả không ai muốn nói ra: về phần không được chọn, ta không có thông tin gì.
Không có thông tin không giống với không có vấn đề. Nhưng trên một bản soát xét thì hai thứ đó trông y như nhau — cả hai đều là một khoảng trắng.
Biến câu hỏi đó thành một phép đo
Có một cách hỏi khác, và cách này đo được. Thay vì hỏi «đã soát đủ chưa», hãy hỏi:
Trong kỳ này, còn bao nhiêu tài khoản có phát sinh mà chưa có phép kiểm nào chạy qua?
Phép đo đó cần đúng hai con số:
| Mẫu số | số tài khoản có phát sinh trong kỳ |
| Tử số | số tài khoản đã có ít nhất một phép kiểm chạy qua và cho ra kết luận — kể cả kết luận «không có gì bất thường» |
| Mức cần đạt | không còn tài khoản nào im lặng |
Điều quan trọng nằm ở chữ kể cả. Một tài khoản đã kiểm và sạch thì phải được ghi lại là đã kiểm và sạch. Không ghi lại thì nó không phân biệt được với tài khoản chưa ai mở ra xem, và chính chỗ không phân biệt được ấy là nơi rủi ro trú lại.
Hai bản soát cùng năm phát hiện, không hề tương đương
Một bản soát xét nêu mười hai phát hiện nghe có vẻ kỹ hơn bản nêu ba phát hiện. Nhưng cả hai đều chưa nói gì về phần còn lại của sổ. Hai bản dưới đây có cùng số phát hiện, và chúng không hề tương đương:
| Bản A | Bản B | |
|---|---|---|
| Số phát hiện | 5 | 5 |
| Tài khoản có phát sinh | 180 | 180 |
| Tài khoản đã có phép kiểm chạy qua | 40 | 180 |
| Tài khoản còn im lặng | 140 | 0 |
Bản A có thể là một bản soát tốt trên bốn mươi tài khoản. Nhưng nó không trả lời được câu ở đầu bài, còn bản B trả lời được — bằng một con số, không bằng một lời cam đoan.
Tự dựng phép đo trong một buổi
Bạn không cần công cụ gì để bắt đầu:
- Xuất bảng cân đối phát sinh của một khách, lọc lấy các tài khoản có phát sinh trong kỳ. Đó là mẫu số.
- Với mỗi tài khoản, ghi một dòng: đã có phép kiểm nào chạy qua chưa, và kết luận là gì.
- Đếm số dòng còn trống.
Con số ở bước 3 thường gây bất ngờ ngay lần đầu, và đó là con số đáng biết trước khi có người ngoài hỏi. Nguyên tắc đứng sau nó — mỗi kết luận phải chỉ ra được nó dựa vào đâu, và thứ chưa kiểm được cũng phải hiện ra — nằm ở bảy nguyên tắc. Còn bốn phép kiểm rẻ nhất để lấp dần các dòng trống thì ở bài về cân đối.
Từ lúc có phép đo này, «đã soát đủ chưa» không còn là câu hỏi về sự tự tin. Nó thành câu hỏi về một con số, mà một con số thì giao lại cho người khác được.
