Chứng từ · Soát xét
Sáu loại giấy tờ bên ngoài mà sổ phải khớp
Sổ nhất quán với chính nó thì chưa chứng minh được gì với người ngoài. Phần sổ đứng được khi bị soi là phần khớp với giấy tờ do bên ngoài phát hành: sáu nguồn đó là gì, mỗi nguồn hay lệch ở đâu, và vì sao lệch.
Các phép kiểm bên trong sổ chỉ so sổ với chính nó. Chúng cần thiết, nhưng chưa chứng minh được gì với người ngoài — vì bên trong sổ, mọi con số đều do cùng một bên ghi ra.
Phần thật sự đứng được là phần khớp với giấy tờ do người khác phát hành. Bên ngoài không có động cơ nào để ghi cho khớp với sổ của bạn, nên khi hai bên khớp nhau thì đó là bằng chứng, không còn là lời tự khai.
Sáu nguồn, và chỗ mỗi nguồn hay lệch
| Nguồn bên ngoài | Đối chiếu với | Chỗ hay lệch |
|---|---|---|
| Sao kê ngân hàng | tiền gửi ngân hàng | tiền về và tiền đi cuối kỳ ghi lệch ngày; phí ngân hàng và lãi tiền gửi chưa ghi; phát sinh ở tài khoản chưa được theo dõi trên sổ |
| Tờ khai thuế đã nộp | thuế được khấu trừ, thuế phải nộp, doanh thu | sổ được điều chỉnh sau khi đã nộp tờ khai mà tờ khai không điều chỉnh theo; doanh thu trên sổ khác doanh thu đã khai |
| Thông báo bảo hiểm | các khoản trích theo lương, phải trả người lao động | mức đóng trên thông báo khác mức trích trên sổ; truy thu hoặc điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm chưa vào sổ |
| Xác nhận công nợ | phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp | hai bên ghi cùng một giao dịch ở hai kỳ khác nhau; hàng trả lại, giảm giá, bù trừ chỉ một bên ghi |
| Biên bản kiểm kê | hàng tồn kho, tiền mặt, tài sản | đã ghi nhận chênh lệch kiểm kê nhưng chưa có quyết định xử lý; kiểm kê làm sau ngày khoá sổ rồi lấy làm số cuối kỳ |
| Khế ước vay và bảng tính lãi của bên cho vay | nợ vay, chi phí lãi | khế ước tính lãi theo dồn tích còn sổ ghi theo lúc trả; nợ gốc phân loại ngắn hạn hay dài hạn không theo lịch trả thực tế |
Bảng trên cố tình không ghi số hiệu tài khoản: số hiệu khác nhau giữa các chế độ kế toán, và một công ty dịch vụ thường có khách theo nhiều chế độ cùng lúc. Thứ phải khớp là nội dung, không phải số hiệu.
Vì sao việc này hay bị bỏ, dù ai cũng biết phải làm
Ba lý do, và không lý do nào là «không biết»:
- Giấy tờ nằm ngoài phần mềm. Sao kê ở ngân hàng, thông báo ở cơ quan bảo hiểm, xác nhận ở phía khách hàng. Việc này bắt đầu bằng đi xin giấy tờ, không bằng mở phần mềm.
- Chỉ đối chiếu cuối năm, không đối chiếu định kỳ. Một khoản lệch phát sinh tháng 3 mà để tới tháng 12 mới đi tìm thì đắt gấp nhiều lần.
- Lệch không làm sổ mất cân đối, nên nó không tự nhắc ai. Xem thêm bài về cân đối.
Bên ngoài không ghi sổ để khớp với bạn. Đó chính là lý do khớp được với họ mới là bằng chứng.
Thứ tự nên làm
Xếp theo tỷ lệ vỡ trên các bộ sổ đã chạy qua tay, không xếp theo số tiền:
- Sao kê ngân hàng — dễ lấy nhất, đối chiếu được theo từng dòng, và là nguồn có thẩm quyền cao nhất trong sáu nguồn.
- Tờ khai thuế — vì đây là chỗ người ngoài phát hiện ra chỗ lệch trước cả bạn.
- Thông báo bảo hiểm — hai bộ số nằm ở hai hệ thống, nên gần như luôn có những khoản lệch nhỏ tích lại.
- Ba nguồn còn lại, xếp theo mức trọng yếu của từng khách.
Việc đầu tiên đáng làm không phải là đối chiếu, mà là kiểm xem bạn có đủ sáu loại giấy tờ đó không. Với phần lớn bộ sổ, câu trả lời cho ít nhất một nguồn là «chưa xin». Đó đã là một phát hiện, và nó có trước mọi con số.
Cách Fio đi từ số dư trên báo cáo về tới tờ chứng từ, rồi đối chiếu ra ngoài sổ với đúng sáu nguồn này, nằm ở trục sổ có đúng không.
