Chứng từ · Soát xét
Mọi khoản chi giờ cần chứng từ không dùng tiền mặt
Từ 01/07/2025, một khoản chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì không được trừ, bất kể số tiền lớn nhỏ. Ngưỡng 20 triệu từng là chỗ dựa để bỏ qua các khoản nhỏ — nay không còn chỗ dựa đó nữa.
Việc bỏ ngưỡng 20 triệu không làm phát sinh quy định mới nào. Nó chỉ bỏ đi cái ngưỡng mà gần như mọi bộ sổ đang dựa vào để không phải kiểm các khoản nhỏ. Hệ quả không nằm ở những khoản lớn — những khoản đó vốn đã có chuyển khoản — mà nằm ở số lượng khoản nhỏ giờ phải có chứng từ, và ở chỗ chưa ai từng đếm chúng.
Ngưỡng 20 triệu bị bỏ từ khi nào
Từ 01/07/2025, điều kiện «có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt» áp cho mọi khoản chi, không phân biệt giá trị. Trước đó, khoản dưới 20 triệu đồng được trừ mà không cần điều kiện này.
| Trước 01/07/2025 | Từ 01/07/2025 | |
|---|---|---|
| Khoản chi từ 20 triệu | cần chứng từ không dùng tiền mặt | cần chứng từ không dùng tiền mặt |
| Khoản chi dưới 20 triệu | không cần | cần |
| Số khoản phải kiểm mỗi kỳ | vài chục | thường vài trăm đến vài nghìn |
Dòng thứ ba mới là chỗ đau. Không phải vì luật khó hiểu, mà vì khối lượng kiểm nhân lên hàng chục lần trong khi quỹ giờ của một nhân viên dịch vụ không đổi.
Vì sao «đã chuyển khoản hết» không phải là câu trả lời
Câu này đúng ở mức tổng thể và sai ở mức từng bút toán. Ba chỗ hay vỡ khi bị soi lại:
- Chi hộ, ứng trước rồi hoàn. Tiền ra khỏi tài khoản công ty, nhưng người nhận thật là bên thứ ba. Chứng từ thanh toán khi đó chứng minh cho một giao dịch khác với giao dịch đã ghi trên sổ.
- Bù trừ công nợ. Không có dòng tiền nào đi, nên cũng không có chứng từ thanh toán nào để xuất trình, dù bút toán vẫn ghi giảm nợ.
- Khoản nhỏ trả bằng tiền mặt cho nhanh. Đây là nhóm vừa mất chỗ dựa, và cũng là nhóm không ai lưu chứng từ vì trước đó không cần.
Sổ nhất quán với chính nó không có nghĩa là sổ đúng. Nợ bằng Có vẫn đúng khi mọi khoản chi đều thiếu chứng từ.
Bên bạn nên kiểm chỗ nào trước
Thứ tự dưới đây xếp theo tỷ lệ vỡ trên các bộ sổ đã chạy qua tay, không xếp theo số tiền:
- Các khoản chi tiền mặt dưới 20 triệu sau 01/07/2025. Đây là nhóm sinh ra rủi ro mới, và nó nằm rải trong toàn bộ sổ chứ không tụ ở một tài khoản.
- Bút toán giảm công nợ không kèm dòng tiền. Đối chiếu phải trả nhà cung cấp với sổ ngân hàng; phần chênh là phần cần giải thích bằng biên bản bù trừ.
- Chi hộ và tạm ứng. Kiểm xem người thụ hưởng trên chứng từ thanh toán có trùng bên bán trên hoá đơn hay không.
Việc phải làm không phải là đọc lại quy định, mà là đếm: biết bộ sổ của mỗi khách có bao nhiêu khoản thuộc nhóm thứ nhất, rồi mới quyết định làm gì tiếp. Một bộ sổ có ba khoản và một bộ sổ có tám trăm khoản là hai bài toán khác nhau, dù cùng vướng một điều.
Còn một kỳ soát xét đi từ tệp thô tới chữ ký theo đường nào thì ở quy trình một kỳ.
